官員會(huì)議記錄，如何做？ ——《如何做會(huì)議記錄》第二彈
作者：Ivy Chen（ XDFTMC Secretary

目錄

• 會(huì)議記錄五要素
• 記錄類型 線上&線下
  何時(shí)提議開會(huì)？
  會(huì)前
  會(huì)中
  會(huì)后
  發(fā)群通知注意事項(xiàng)

一. 會(huì)議記錄五要素：

1.“時(shí)間”
2.“地點(diǎn)”
3.“參與討論人”
4.“主持人” 官員會(huì)議的 主持人一般為主席或者秘書長(zhǎng)
5.“記錄人”

二. 會(huì)議記錄類型

“會(huì)議”分為“線下會(huì)議”和“線上討論”。

1. 線上會(huì)議

線上會(huì)議可分為“群聊討論”（不同時(shí)）“群聊電話/視頻會(huì)議”（同步）。
群聊討論 需要 秘書長(zhǎng) 及時(shí)梳理總結(jié)，可使用微信“合并轉(zhuǎn)發(fā)”（擇取重點(diǎn)信息），便于后來者快速熟悉討論內(nèi)容。

2. 線下會(huì)議

2.1何時(shí)提議開會(huì)？

• 如果是** 每月官員例會(huì)**，一般選擇月底或月初，官員到場(chǎng)比較多，當(dāng)天上午或者提前一天，在群里提議開會(huì)，并征集目前待解決問題，會(huì)議開場(chǎng)可再次征集討論話題。
• 俱樂部有重要事件，需要群策群力，如官員調(diào)整，某官員突然被通知工作調(diào)動(dòng)，離開當(dāng)?shù)貢r(shí)間較長(zhǎng)（如三個(gè)月及以上），場(chǎng)地變動(dòng)等

2.2會(huì)前

在群里提前收集議題，以官員例會(huì)為例

• 官員工作總結(jié)（如VPM, VPE，PR，財(cái)務(wù)官等匯報(bào)工作進(jìn)度），下月工作計(jì)劃
• 會(huì)議復(fù)盤
• 回顧之前的會(huì)議記錄

2.3 會(huì)中 “引導(dǎo)討論，把控節(jié)奏，合理分配時(shí)間”

注意事項(xiàng)
1）時(shí)間
會(huì)議開始明確討論時(shí)間，是否有人因事需提前離開，邀請(qǐng)時(shí)間官（頭馬人的時(shí)間意識(shí)，讓會(huì)議高效）

2）版面
記錄紙的右側(cè)留出1/4-1/3空間用做“內(nèi)容補(bǔ)充，待解決問題” ；

3）紙筆
紙張大小，盡量A4或者更大；
準(zhǔn)備兩種不同顏色的筆（用于重點(diǎn)標(biāo)識(shí)）；

4）討論內(nèi)容
明確議題，現(xiàn)場(chǎng)再次征集議題

5）會(huì)議照片
建議除了合照，還可以照一些會(huì)議瞬間，豐富會(huì)議記錄，也是留念

2.4 會(huì)后：

1. 時(shí)間：整理時(shí)間建議不超過一天，注意記錄的時(shí)效性
2. 發(fā)布地址：
可發(fā)布到XDF會(huì)議記錄簡(jiǎn)書專欄，鏈接發(fā)到官員群和會(huì)員群（如果有俱樂部敏感問題，可制作兩個(gè)版本，分別給會(huì)員和官員；），方便查看，長(zhǎng)期不失效
3. 發(fā)布時(shí)間： 何時(shí)發(fā)布可能得到更多的回應(yīng)和互動(dòng)？
就像公眾號(hào)等大號(hào)，一般會(huì)選擇清晨上班時(shí)間，中午休息時(shí)間，晚上下班路上 或者8:00左右
4. 注意事項(xiàng)：
要求：
【內(nèi)容】
1.發(fā)言概要
2.解決方法，接下來由誰(shuí)推進(jìn)，具體到人，明確期限

【結(jié)構(gòu)】
分版塊，挑取重點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要；
如果是官員例會(huì)，可以在最后特別突出下個(gè)月的工作重心

【命名】
會(huì)議記錄需要存檔，為方便之后快速調(diào)取，命名很重要
可以以日期命名，同時(shí)署名俱樂部 如 20170429XDF官員會(huì)議

發(fā)群通知注意事項(xiàng)

1. 標(biāo)題明確目標(biāo)，讓大家對(duì)于此帖一目了然
2. 適當(dāng)分段
3. 簡(jiǎn)潔，文本盡量不超過一個(gè)屏幕的長(zhǎng)度
4. 適當(dāng)使用表情，有親和感不失嚴(yán)肅
5. 如統(tǒng)計(jì)人數(shù)，可使用跟帖，人數(shù)適當(dāng)調(diào)整
6. 最后可署名，如XDFTMC Officers Team/XDF Secretary

關(guān)于秘書長(zhǎng)的理解

“秘書長(zhǎng)”并不像President主席，VPE教育副主席，VPM會(huì)員副主席，VPPR公關(guān)副主席這些將領(lǐng)帶兵打仗上前線。
Secretary更像是政委或者參謀長(zhǎng)，需要全局觀，做官員之間的溝通和協(xié)調(diào)，像潤(rùn)滑劑，像串起珍珠的線。
秘書長(zhǎng)的職責(zé)看似是文書工作，我在這一年里感受最深的是對(duì)思維方式的鍛煉。如何抓取重點(diǎn)？如何引導(dǎo)討論？
建議：
1）保存每位官員及助理的手機(jī)號(hào)和郵箱，會(huì)議記錄
2）隨時(shí)有backup，培養(yǎng)一些人（至少2-3個(gè)），一方面，分擔(dān)工作量，也練習(xí)你激勵(lì)和帶團(tuán)隊(duì)的能力；另一方面，也可以給其他人鍛煉做會(huì)議記錄的機(jī)會(huì)