? ? ? 現(xiàn)在我們復(fù)習(xí)一下行動(dòng)三角形中記錄、排程的系統(tǒng)運(yùn)用。首先我們先來討論一下記錄， 易效能常說的一句話：“沒有記錄就沒有發(fā)生”。這句話給我們一個(gè)循環(huán)系統(tǒng)，你可以先執(zhí)行，再記錄，然后排程。俗話說，好記性不如爛筆頭。這句話帶來另外一個(gè)循環(huán)系統(tǒng)：先記錄，再排程，然后執(zhí)行。

（一）首先我們聊一聊記錄

一、為什么要記錄呢？

1、 避免焦慮，如果事情沒有完成，我們總覺得什么事沒干，可就是想不起來，這樣就會(huì)感到很焦慮，會(huì)分散我們的注意力。舉個(gè)案例：公司讓部門主管做新年的工作計(jì)劃，做了一半，幾個(gè)員工找我交流工作上的問題，然后就把做工作計(jì)劃這個(gè)事情放下了，交流過程中總感覺還有什么事沒做完而且還很重要，想不起來了，就分心使勁想，和員工交流也不專注了，心態(tài)就焦慮失衡，最后兩件事情都沒有搞好。

2、 避免忘記。我們的記憶轉(zhuǎn)瞬即逝，如果不去記錄，時(shí)間久了，我們就會(huì)忘記了好像沒有發(fā)生一樣，嚴(yán)重的會(huì)耽誤很多事情。有一次天津-上海的高鐵上接到客戶電話訂貨，沒有記錄，也沒有處理，等下高鐵時(shí)就忘了，這個(gè)訂單等到客戶追我的時(shí)候才想起來，險(xiǎn)些造成客戶損失，險(xiǎn)些丟掉一個(gè)客戶。

3、 想做的事情很多，最后沒打成幾項(xiàng)。我以前出差，腦子里面想著帶這個(gè)，帶那個(gè)，等到目的地時(shí)打開行李箱發(fā)現(xiàn)，很多需要用的東西都沒有帶上

4、 大腦是內(nèi)存不是硬盤，內(nèi)存有限。我們無法讓大腦同時(shí)處理多件事情。

記錄就是要排除干擾，高效做事。

二、記錄什么。

1、我們的作息時(shí)間、行程安排

2、我們完成的每一件事情。

3、我們腦子里面的每一個(gè)想法，每一件想做的事情。我們對未來的設(shè)想。

4、你交換來的名片、需要回的信件、各種會(huì)議記錄、聽課筆記等。

5、每一個(gè)對你的決策有建設(shè)性的建議

三、如何記錄呢

為了方便我們更快更好記錄，葉老師教給我們四個(gè)原則：一切、快速、手邊、可靠

1、 一切就是記錄的時(shí)候我們不要考慮我們這個(gè)想法有沒有實(shí)現(xiàn)的可能性，需不需要去做，只要想到了，就把它記錄下來。今年我們公司的上海展會(huì)，作為主要的策劃人員，組織大家把所有關(guān)于展會(huì)的項(xiàng)目比如說：裝修現(xiàn)場，產(chǎn)品展示，人員安排，費(fèi)用等方案都記錄下來，按照我們部門對展會(huì)的要求先把事項(xiàng)記錄下來，至于公司是否都批準(zhǔn)先不在那個(gè)時(shí)間段考慮。

2、快速就是簡單明了。我們記錄的內(nèi)容要簡單明了，不用詳細(xì)描述，只要自己明白是什么意思就可以，專注當(dāng)下。另外很容易決定下來的突發(fā)事件馬上記錄.

3. 手邊要有工具，可以使用紙筆，葉老師提供的255工作法表格、一日五色工作法、隨堂練習(xí)的模版中的C區(qū)B區(qū)，就是用來記錄的。就是我們記錄的工具要順手，隨身攜帶，隨時(shí)記錄，對于我們大家來說，最方便的就是手機(jī)。蘋果手機(jī)使用omnifocus，安卓手機(jī)使用奇妙清單。也可以使用印象筆記、甚至葉老師也說過錄音、智能手表也可以的

4、工具使用對于自己來說要可靠。我以前有時(shí)候用便簽紙，記錄若干事情，過一會(huì)找不到了，能想起來記錄的一兩件事情就很不錯(cuò)了。有時(shí)候隨便拿一張紙記錄，埋在辦公桌許多文件下面，翻個(gè)底朝天找到了，辦公桌也雜亂無章了。

四、反思和檢視

每天早晚拿出時(shí)間，對我們記錄下來的事情、計(jì)劃做出反思調(diào)整，清空我們的收件箱，進(jìn)入我們的排程階段。線下課時(shí)，葉老師也帶領(lǐng)大家做過練習(xí)，用OF和奇妙清單把大家想做的事情記錄下來，放到收件箱，然后經(jīng)過反思檢視把這些事件去分類，放到緊急事件，其他待定或者項(xiàng)目管理

（二）我們再聊一聊排程

排程的目的是做減法，分類，形成計(jì)劃內(nèi)的固定日程和彈性清單。核心秘訣是：3問4D

在講到3問4D之前，我和大家分享一個(gè)比喻。有些人有愛吃瓜子的習(xí)慣，有的時(shí)候呢隨手抓一把吃，然后呢在家里面的各個(gè)角落都有稀稀散散的瓜子，由于忙其他的事情就不收拾了，等想起收拾了，這些瓜子已經(jīng)壞了，或者綿了。那我問問大家這時(shí)候瓜子還是瓜子嗎？不，已經(jīng)成為垃圾需要清理掉了。但是如果已發(fā)現(xiàn)這些散落的瓜子，就把它們收集起來放到一個(gè)干燥的瓶子里面，那么這些瓜子就還是好吃的零食，甚至還可以觀賞它。時(shí)間也是這樣，我們在瑣碎的時(shí)間其實(shí)做了不少事情，但是長久以來卻發(fā)現(xiàn)效率不高，沒有形成什么積淀和成績。因?yàn)槲覀兊拇竽X更加喜歡系統(tǒng)思維。把細(xì)碎的東西整合起來，就是組織，漸漸形成系統(tǒng)。所以記錄排程也就是幫助我們整合我們的時(shí)間。

一、3問的核心是運(yùn)用易效能全腦規(guī)劃法，即右腦想象和左腦思考的能力，對一件事情進(jìn)行分解轉(zhuǎn)為行動(dòng)。第一問：要不要做？不做的刪除，暫時(shí)不做的推遲；要做的進(jìn)行第二問：想象中的成果會(huì)是怎么樣？第三問：我的第一步要做什么？這樣可以把一件雜事轉(zhuǎn)換為行動(dòng)。

舉個(gè)案例，當(dāng)本期班會(huì)確定要做班長，副班長的選舉事項(xiàng)時(shí)，這時(shí)候就用上了葉氏三問。第一問要不要選舉？答案是要選舉。第二問，選舉班長打成什么樣的效果？通過班長的選舉，形成核心班委，帶動(dòng)大家更好的踐行，讓更有能量個(gè)更有意愿的伙伴發(fā)揮自己的優(yōu)勢。第三問第一步作什么？確定競選人員。

二、4D原則就是排程和重要緊急的關(guān)系。

緊急重要的事情馬上做；重要不緊急的事情待定，計(jì)劃做；緊急不重要的事情可以委托；不重要不緊急的事情刪除。

那么如何用好4D原則呢？

1、通過記錄，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間排的滿滿的，就要考慮，這一天的事情，哪些事情我們做的很有意義？換句話說就是結(jié)合我們的夢想板制定的這些目標(biāo)是否在做？哪些事情浪費(fèi)了我們的時(shí)間？是需要必須自己完成還是可以交給他人完成？工作是不是也可以委托給他人？每天對自己當(dāng)天的行動(dòng)進(jìn)行反思，同時(shí)考慮第二天如何行動(dòng)。

通過四D原則，把事件分類行動(dòng)起來。剛開始仍然會(huì)有很多很困擾，練習(xí)的多了就能很快分離出來，真正的去做重要緊急以及重要而不緊急的事情。

舉個(gè)例子：大家看過陳道明主演的《康熙王朝》嗎？有一個(gè)情節(jié)，康熙帶著明珠，索額圖，陳廷敬，周培公五個(gè)人討論如何安頓吳三桂撤藩的事情。由于吳三桂獅子大張口要了很多苛刻的條件，很難辦。經(jīng)過討論，大家擬定了撤藩三部曲，給吳三桂三五百萬兩銀子換他率眾出云南，然手是千里北遷到關(guān)外，最后是關(guān)外安頓。通過周培公提醒，先實(shí)現(xiàn)第一步對于朝廷來說至關(guān)重要，第一部實(shí)現(xiàn)了，后兩部吳三桂就要聽命于朝廷安排了。所以吳三桂率眾出云南是緊急且重要的事，其他兩個(gè)環(huán)節(jié)屬于重要但是不緊急，而且還有變數(shù)的事情。于是康熙皇帝就當(dāng)機(jī)立斷針對決定做的事情安排了后面的排程，安排具體分工。

2、然后講我們的事件排到哪里去。

日歷上要放少而精的事件，一定要嚴(yán)謹(jǐn)，能夠做完。用三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來分類：第一要明確時(shí)間日期和事件，第二和她人已經(jīng)約定的，第三是某年某月定的事情，比如葉老師課程表，

所以我們大家首先可以試著記錄一個(gè)星期的事情，然后從一個(gè)星期里面的事情去觀察、去思考，那些是重要的，那些是可以委托的，哪些是不需要去做的，我們的時(shí)間都去哪里了？我們的生活重點(diǎn)是在哪里？

講過排程，和大家分享一個(gè)有意思的想法。大家都聽過大禹治水的故事，為了治水大禹三過家門而不入，從忠君報(bào)國的角度來說，大禹治水是舍小家為國家。從時(shí)間管理角度，我感覺大禹是把治水看做是緊急重要的事件馬上做，治水刻不容緩；重要不緊急的事情待定，等水患治理好了，就回家看望家人。因?yàn)榇笥碜詈蟮耐跷皇莻鹘o了兒子，實(shí)現(xiàn)中國歷史上帝為由禪讓制轉(zhuǎn)變?yōu)槭酪u制，如果沒有和家人的鏈接，如何能夠培養(yǎng)出來一個(gè)可以做帝王的兒子呢？

再給大家舉一個(gè)案例：我在之前235班帶班時(shí)和1一位組長組長5月4 日晚上微信交流踐行的事情，后來呢組長就定好了5月14日到北京我們線下交流。約定好后，這位組長發(fā)給我一個(gè)圖片，是她截屏手機(jī)的一個(gè)圖片，她已經(jīng)用日歷把我們14日線下見面的事情加進(jìn)去了。這個(gè)案例很好的展示了幾點(diǎn)：一、記錄的原則：一切、快速、手邊、可靠；二、三問：要不要線下交流？要線下交流；想象中的成果是怎樣的？可以加強(qiáng)情感連接，增進(jìn)我們對學(xué)習(xí)踐行的互相認(rèn)知，還可以感染其他伙伴的參與；第一步是什么？約定好的事情放到日歷里面設(shè)置鬧鐘提醒。三這屬于重要緊急的事情，時(shí)間小于兩周，需要放到日歷里面定好日程，這類事件呢還要有個(gè)清單，比說我就要把行程安排列好清單，比如高鐵票，住宿，帶的東西，想和這位組長交流的內(nèi)容及相關(guān)材料等。這個(gè)案例說明這位組長對于記錄排程的踐行學(xué)習(xí)也是很用心的在真實(shí)的實(shí)踐。

? 說道清單我們最后聊聊易效能“T/STEP”標(biāo)簽和彈性清單

我國的典籍中記載，制勝的要訣是順勢而為，要掌握“天時(shí) 地利 人和”，翻譯成現(xiàn)代執(zhí)行語言就是：在對的時(shí)間，對的空間，做對的事。這套易效能執(zhí)行法則叫“T/STEP”，其中：

第一個(gè)T，是time的首字母，代表時(shí)間；

S，是space的首字母，代表空間；

T，是tool的首字母，代表工具；

E，是energy的首字母，代表精力和能量；

P，是people的首字母，代表自我和他人，一件事情的參與人員。

你會(huì)發(fā)現(xiàn)，在不同的時(shí)間、空間，運(yùn)用你現(xiàn)有的工具，根據(jù)你當(dāng)下的精力狀態(tài)，有些事你可以做，有些事你就做不了。

“T/STEP”法則，其中T優(yōu)先級最高就是日歷事件。如果T優(yōu)先級下降，STEP要素建構(gòu)的是彈性清單。我們不要把過多的事務(wù)進(jìn)入時(shí)間流，即安排嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臅r(shí)間成為日歷事件，而是盡可能運(yùn)用“STEP”標(biāo)簽法安排事務(wù)。

按照各這個(gè)原則，你要把彈性清單進(jìn)一步按照STEP來分解，具體可以分解各種子清單，例如為S空間類:在家、辦公室、外出，我經(jīng)常出差，因此還會(huì)建立經(jīng)常去的城市的清單，

T工具類：智能設(shè)備，包括電腦、智能手機(jī)可以處理的事務(wù)；還有最常用的電話清單；E：精力或能量，分為高能和低精力。P:委托等待，可以進(jìn)一步劃分按人的子清單。值得注意的是，STEP標(biāo)簽是多維度的，目的是分類和執(zhí)行時(shí)查閱。一件事情可以多標(biāo)簽，這也是核心秘訣。

按照各這個(gè)原則，你要把彈性清單進(jìn)一步按照STEP來分解。

最后留一個(gè)互動(dòng)的話題，如果你要擔(dān)任班會(huì)的組織者，大家用今天的互動(dòng)內(nèi)容來練習(xí)一下如何記錄排程。