新的一年,升級你的時間管理

西班牙-圣家堂

時間管理,讓你步入職場后的工作更有效率,讓你的工作起點比同齡人高出一籌。

大多數(shù)職場人都有一種叫時間焦慮的癥狀,就是有很多事情需要完成,被很多人催著,自己沒有辦法主動選擇和安排工作,感覺時間不是自己的,從而異常焦慮,感到壓抑。

今天,我就在眾多的時間管理中給大家介紹三種方法,這三種方法存在層次的遞進,熟練后可以交叉應用到一起,逐漸擺脫時間焦慮。

001 清單法,享受打勾的快感

清單法,即to do list,這是時間管理的入門方法,只為把清單的待辦事項盡快按要求完成。

初入職場時,你會感到一整天的工作時間好像不是自己的,都是別人安排給你的各項任務。但清單在手,當你寫下要做的每一件事時,你的頭腦會一下變得格外清晰。

我剛工作那會,工作內容都是上級領導安排的,非?,嵥?,還有時間要求。

那時我買了一個厚厚的筆記本,每天晚上或一早列好每日需要完成的任務清單,把時間節(jié)點靠前的列在前面,并把提交時間和任務要求也一并寫在旁邊。

看著自己在完成的事項前打勾,任務由多變少,直到統(tǒng)統(tǒng)消失。這一刻,會收獲很確定的完成感,慢慢會形成對時間和任務的掌控感,從被動到主動。

002 四象限法,優(yōu)先級你的重要任務

工作一段時間后,你可能會遇見這樣的情況。你的工作里出現(xiàn)了長期任務,它很重要,但沒有設置時間節(jié)點或者時間節(jié)點是在未來的某一刻。

這時的你每天都忙碌在清單任務上,根本沒有時間、沒有精力去思考這個長遠的重要目標,你會突然發(fā)現(xiàn)清單法不管用了。這時,你的時間管理方法可以升級到四象限法。

四象限法就是將工作按照重要和緊急維度分為重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要和不重要不緊急四個象限。

你先將“緊急不重要和不重要不緊急”的任務用清單法快速完成。如果你有下級或實習生,可以把這部分安排下去。

而你需要關注到“重要且緊急”的任務上,專注高效的完成它,給“重要且不緊急”的任務留有往前推進的時間。

003 GTD法,專注把長期事情做完

在一段時間內,四象限法會緩解你的焦慮。但隨著你職位的升高,任務越來越復雜,下屬也多了起來。

這時你可能會出現(xiàn)忙不完的情況,比如會一直忙碌在“重要且緊急”的理事上,“重要且不緊急”的管人上,根本顧不上。

在完成“重要且不緊急”的事情上,我要推薦第三種時間管理的方法——GTD(Getting Things Done,把事情做完)。

GTD大致分為五個步驟:

1)收集。將一段時間內,比如在未來一個月或一個季度內的必須要完成的事情羅列于“待辦事項”中。

2)整理。將“待辦事項”進行分類處理,分為“立即完成”和“不可立即完成”兩類。對于“立即完成”的立即行動,清空任務?!安豢闪⒓赐瓿伞钡倪M入到下一步。

3)規(guī)劃。將“不可立即完成”的任務再分為行動、委派和未來三種任務清單。

行動清單需要細化成更為具體、可立即執(zhí)行的行動計劃;

委派清單可以將任務委任他人去完成;

未來清單則是規(guī)劃出未來某幾個時刻的任務產出和對應的行動計劃。

4)執(zhí)行。按照清單開始執(zhí)行,避免瞎忙的情況出現(xiàn)。

5)回顧。每周進行清單回顧、檢查和更新,確保任務都正常推進,并保證下周任務按計劃進行。

這種方法適用于在工作中有主動時間管理權的人,以較長的時間周期去進行時間管理,比前兩種方法更具前瞻性。

由此可見,時間管理是相對的,但所面臨的困難卻是絕對的。

每一次時間管理的升級都意味著你站在了更高的地方經受考驗,而你也在這考驗中成為了更好的自己。

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