前幾天的無休止加班、加班、又加班，辦公桌已散亂不堪多天。在這亂堆如“雜草”的文件堆中，大腦依稀還記得，有一套關(guān)于機構(gòu)改革的文件已復(fù)印，需要歸還；有一個視頻修改意見，已整理完畢，等待跟領(lǐng)導(dǎo)匯報；恩，差不多就這些了，應(yīng)該沒了吧。
那就抓緊收拾吧！不收拾不知道，一收拾嚇一跳，竟然有1個縣里的《紀(jì)要》未及時呈報領(lǐng)導(dǎo)，還有1個上級安排的周期性任務(wù)未讓領(lǐng)導(dǎo)簽批……雖然，還不至于影響到工作開展，但無疑對我這個“專業(yè)高效能人士的專業(yè)素養(yǎng)”進行了無情的鄙視。
就我本人來說，我在處理工作上，主要應(yīng)用GTD法則，隨著移動APP的發(fā)展，GTD已應(yīng)用在我工作、生活的方方面面。然而為何這個高效的理論依然在某些地方留有了死角呢？
自省模式，開啟！
GTD時間管理分為“收集、整理、組織、行動與回顧”五個步驟。簡單來說：收集是指收集一切事務(wù)；整理是指對事務(wù)分類；組織是指對事務(wù)進行安排；行動是指處理事務(wù)；回顧是指對事務(wù)查漏補缺。詳細可參考《1000字2張圖，讓你學(xué)會GTD核心原理》（歷史文章中）。
我所延誤工作，其步驟可分為：
1、《紀(jì)要》呈報工作
step1：閱讀紀(jì)要，了解主要內(nèi)容。（往往不是自己開的會，有必要進行了解。一方面可以了解重大事項決議，充分“占有資料”，另一方面防止領(lǐng)導(dǎo)提問或安排時，自己對事情還一無所知）
step2：立即辦理，或者放入時間管理APP，擇時辦理。
step3：呈報《紀(jì)要》，詢問領(lǐng)導(dǎo)是否有其他安排。如果有安排，由于提前備了課，可以很快領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖。如果未安排則任務(wù)完成。
2、周期性任務(wù)呈報安排工作
step1：研究、掌握任務(wù)具體要求。
step2：立即辦理進行step3，或者放入時間管理APP，擇時辦理。
step3：呈報領(lǐng)導(dǎo)簽批，明確主辦科室。
step4：將批件下達具體科室，并告知任務(wù)主要內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)安排及上級部門主管科室聯(lián)系方式等內(nèi)容。
step5：如有必要，還需要定期督促、督導(dǎo)主辦科室及時完成任務(wù)。
如此結(jié)束。
對照GTD理論，可見出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)主要是第一環(huán)，即收集階段。
GTD理論強調(diào)，要“清空大腦”，要將所有的應(yīng)辦事務(wù)放入收集籃，而諸如2分鐘之內(nèi)可以解決的事務(wù)、可以立即安排給他人的事、沒有必要做的事務(wù)等，就不要放入，以避免增加“腦負擔(dān)”，不利于高效。正是因為GTD理論中“收集”的標(biāo)準(zhǔn)并不清晰，我們對事件進行判斷時，就會遇到一個內(nèi)心的疑問：放入“收集籃”還是不放入呢？在猶豫、躊躇之中，時間被其他事務(wù)切斷，導(dǎo)致既未放入收集籃，又未掛在心上，等你再次“發(fā)現(xiàn)”這個工作還未完成時，或許黃花菜都涼了。
具體可能有以下情況：
1、2分鐘事務(wù)。比如，《紀(jì)要》往往是不需要進行再安排的，步驟就是單純的呈報，但可能由于“領(lǐng)導(dǎo)不在”等原因，而擱置。
2、雜事纏身。比如，接到上級通知后，還未來及做出安排、上報或者放入收集籃，就因參觀、調(diào)研等外出活動，而擱置。
3、專注中不想分心。比如，你正在寫一個大部頭方案，當(dāng)下文思如泉涌、下筆如井噴，萬萬不想由于“不太重要”的事情打斷靈感，而擱置。
情況還有很多……
那么我們該怎么辦呢？
先來分析：
GTD時間管理，作為一種工具，其管理目標(biāo)的實現(xiàn)，需要克服一切困難，嚴(yán)格執(zhí)行GTD收集法則，即不要過多猶豫，凡是不能判定不應(yīng)放入的，都要第一時間放入收集籃。然而做到這么嚴(yán)格有多大可能性，誰實踐誰知道，反正我出了好多問題。
另外，“完全清空大腦”也是一個很具有爭議的問題：完全清空是個什么狀態(tài)？完全“忘記”任務(wù)的存在，等待工具提醒？還是完全“忘記”任務(wù)的內(nèi)容，等提醒后，再次閱讀研究判斷？
在理論上，人腦才是最省力的工具（想象一下，如果人腦中自動設(shè)置“收集籃”，自動執(zhí)行GTD流程，那將會是多么高效。最起碼這一系列的流程都將在腦中自動完成，會節(jié)省很多整理的時間），然而諸多現(xiàn)象也表示我們不可以完全相信我們的“大腦”，大腦有其與生俱來的局限性。
那么我們可不可以人腦的高效率和工具有機結(jié)合起來，通過雙方互補，進一步優(yōu)化時間管理呢？
基于以上分析，提出假設(shè)：
加入“二次收集”步驟，結(jié)合“晨間日志"工具，解決收集不全面和腦子中完全無印象的問題，實現(xiàn)大腦與工具的有機結(jié)合。
具體實現(xiàn)步驟設(shè)計：
1、執(zhí)行GTD。能夠做到及時收集的事項，應(yīng)按照GTD理論研閱并放入時間管理APP。
2、建立待辦文件夾（工作文件專項收集籃）。
3、養(yǎng)成辦公桌日清習(xí)慣。當(dāng)日下班前，將由于雜事纏身、需要外出、不想分心等情況，未及時放入時間管理APP的事項文件整理，全部放入“待辦文件夾”，避免應(yīng)收集事項文件淹沒在一桌子的資料、文件中。
4、二次收集，將待辦文件夾中文件研閱比照，將未放入時間管理APP的，整理放入，安排行動。
5、結(jié)合工作日志加強腦印象。第二日晨間，撰寫“工作日志”時，要嚴(yán)格結(jié)合“待辦文件夾”編寫“今日目標(biāo)”項。好處是，由于“工作日志”是每完成一項任務(wù)后要即時填寫其中“流水賬”項的，這樣每天就會有多次機會看到今日目標(biāo)，從而大大加強大腦記憶待辦事項的程度（多次記憶符合艾賓浩斯規(guī)律），而這種記憶無形中會形成大腦對一天工作任務(wù)的整體判斷。
6、定期清理待辦文件夾。目的是解決由于各種不測，導(dǎo)致任務(wù)未及時收集到時間管理APP，同時要將完結(jié)任務(wù)移出歸檔，還可以對部分有必要工作進行復(fù)盤。
結(jié)語：
本文主要討論了GTD流程在實踐中的具體問題。通過建立辦公桌日清習(xí)慣和利用待辦工作文件夾，實現(xiàn)“二次收集”，補充GTD的收集環(huán)節(jié)。同時提出不應(yīng)忽略人腦作用的建議，利用結(jié)合工作日志的方法，將單純“清空大腦”轉(zhuǎn)變?yōu)樽尨竽X和工具有機結(jié)合，進一步提升了GTD實施效果。
愿對您有益。
