昨天我們分享了第二象限工作法的一個重要原則——每次只做一件事，今天繼續(xù)來說第二個原則——如何找到下一步行動。
1、
每次只做一件事原則要求我們徹底做完一件事之后再做下一件事。這件事說起來好像很容易做到，但是我來說一個書中描述的情景，你看看是不是很熟悉。
“小強擺好咖啡，打開電腦，先想想要干什么事。哦，對了，是制定銷售策略。嗯，該怎么寫呢……到底該怎么寫呢……老付那里有一些資料，也不知道是否用得上，要不然在網上搜搜有沒有什么用得上的。哦，差點忘了，今天早晨有火箭隊的比賽啊，打開文字轉播看看比分吧……這個銷售策略也夠難寫的，從哪里開始寫呢……糟糕，40分鐘都過去了，還一個字都沒動呢，我的效率怎么這么低呢！我以后一定要想辦法提高自己的效率……小王上線了，問問他關于昨天產品跟蹤的事情吧……”
這個場景是不是很多人日常工作情況的寫照？為什么會出現(xiàn)這種不知道應該從哪里做起、效率低下、抗干擾能力差的情況呢？
作者認為是因為大家把“項目”當成了“行動”，混淆了這兩個概念。
我們來看什么是項目，“制定產品銷售策略”就是一個項目，為什么說它是項目呢？因為它并不是一個單一的行動，而是由若干個單一的行動所組成的。也就是說你要做很多步行動，才能夠完成這個項目。
再來看什么是行動，行動就是可執(zhí)行的步驟。我們可以把“制定產品銷售策略”分解成很多個步驟，比如“找到產品的品牌定義”、“找出產品特色”、“用SWOT分析法進行簡單的分析”、“列出文檔大綱”，這些步驟就是單獨的行動。
通常我們感到迷茫，找不到頭緒做一件事情，注意力無法集中，都是因為我們是在思考一個項目，而不是思考一個行動，如果思考一個行動的話，我們很容易就能知道怎么做，比如“列出文檔大綱”這件事，你是不是分分鐘就能完成啦。
我們知道了項目和行動不同，那我們究竟能不能分清它們呢？來做個測試吧，作者在書中給出了10件事，我們一起來看看它們哪些是項目，哪些是行動呢？
1.去挑選一支魚竿；
2.計劃周末旅行；
3.制作家庭理財計劃；
4.準備周一的會議；
5.建立一個自己的博客；
6.建立研發(fā)小組的獎懲制度；
7.學習時間管理；
8.在家里開party；
9.準備研究生考試；
10.談判。
你判斷好了嗎？我先不公布答案，我們先一起來看下什么是“下一步行動”，然后再來看答案。
2、
之前說過，在第二象限工作法中，我們要把需要完成的事情列清單，徹底做完一件事，再進行下一步行動，那什么是“下一步行動”？它和“行動”又有什么不同呢？
先來看下一步行動的定義，下一步行動是指任何已經確定的、需要2分鐘以上才能解決的下一個單一行動。不要小看下一步行動，找到它就相當于找到了毛線球的線頭，不管線球有多亂，只要捋著線頭的方向，我們就能夠把毛線理順。
不過“下一步行動”可不簡單等同于“行動”哦，它是有一些限定的。作者認為符合以下條件的行動才能被稱為下一步行動：
1、動詞開頭。一個好的“下一步行動”應該是以動詞開頭的，比如“打電話給某某”、“準備會議資料”、“回復Email”等等。以動詞開頭才能保證它具有可執(zhí)行性。
2、內容清晰。比如“準備會議資料”雖然是動詞開頭，但是描述得不是很清晰，“需要準備哪些資料”、“幾點開會”、“會議上要提出什么問題”等等，這些東西還需要我們在行動之前一一落實。
3、描述結果。比如“早晨9點帶著做好的計劃書在會議室開會討論營銷計劃”，但是我們要在任務開始之前就對想要的結果進行描述，描述得越清晰，產生的能量就越大。所以我們要把這個行動加上“說服與會者認同我的營銷方案”。
4、設定開始時間、周期、最后期限。比如會議的時間是“9點開始，需要2個小時”，這樣我們就可以更加合理地安排自己的時間、把握行動的進度、照顧別人的時間了。
現(xiàn)在我們回到剛才的測試題，這10件事到底是項目還是行動呢？用四個限定來對比一下吧，它們完全都不符合，所以它們沒有一個是可以行動的步驟，怎么樣，你回答對了嗎?
如果對了，祝賀你，你已經能夠分清項目和下一步行動，如果不對，別著急，通過刻意練習，你很快就能夠掌握怎么制定下一步行動。
總結一下，今天分享的內容是“項目”與“行動”的區(qū)別，很多時候我們不知道怎樣開始做一件事，是因為我們把項目和行動弄混了，只要我們把項目分解成行動，按照四個限定制定合理的下一步行動，把大的項目分解成小的目標，逐個擊破，就能高效率地完成項目啦。
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