【I:用自己的語言重述知識(shí)】
【W(wǎng)hat】這個(gè)拆頁講的是如何制定項(xiàng)目日程表。
【W(wǎng)hy】項(xiàng)目日程表既能幫助個(gè)人更好地規(guī)劃生活，又能幫助企業(yè)確保各項(xiàng)工作及時(shí)有效地推進(jìn)。它就像地圖一樣，告訴我們要在什么時(shí)間做什么事情。
【How】設(shè)定項(xiàng)目日程表的四個(gè)步驟：
第一步，項(xiàng)目拆解，把要做的項(xiàng)目拆解成一個(gè)個(gè)小任務(wù)，這不僅能大大降低項(xiàng)目難度，還能激勵(lì)后續(xù)任務(wù)的完成。
第二步，估計(jì)時(shí)間，預(yù)先估計(jì)每一項(xiàng)任務(wù)需要在什么時(shí)間完成。一般情況下，我們可以根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來估計(jì)時(shí)間，也可以向有經(jīng)驗(yàn)的人請(qǐng)教。
第三步，定里程碑，項(xiàng)目的里程碑是指項(xiàng)目進(jìn)行過程中很重要的點(diǎn)，是完成階段性工作的標(biāo)志，常常標(biāo)志著上一個(gè)階段的結(jié)束，下一個(gè)階段的開始，表明項(xiàng)目有了階段性的進(jìn)展。
第四步，不斷更新，持續(xù)更新項(xiàng)目日程表。在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，常常會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)情況，這就需要我們靈活地對(duì)日程表進(jìn)行調(diào)整。
【作業(yè)】?
請(qǐng)根據(jù)上面的【R】與【I】寫出你的:?
【A1：描述自己的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)】
你有沒有為你的項(xiàng)目制定過日程表呢？比如減重10斤、結(jié)婚、一次旅行、組織公司活動(dòng)……請(qǐng)選擇一個(gè)你經(jīng)歷過的項(xiàng)目，描述一下你之前是如何做的吧！
【A2：我的應(yīng)用（目標(biāo)與行動(dòng)）】
了解了制定項(xiàng)目日程表的方法之后，你打算今后如何應(yīng)用呢？試著想一想你近期要完成的一個(gè)項(xiàng)目，然后把你的項(xiàng)目目標(biāo)寫下來，并用新方法為這個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)制定一個(gè)日程表吧！
回答如下：
A1：新建公司檔案系統(tǒng)。
基本情況如下：2017年6月中旬公司需要更換檔案系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)軟件已調(diào)研完畢并購買，需對(duì)現(xiàn)有檔案體系進(jìn)行梳理，將之前的按照部門分類的檔案體系，轉(zhuǎn)換為按照檔案性質(zhì)分類，并與軟件工程師配合，搭建新的檔案體系，完成檔案無紙化，錄入檔案。最終該工作在2018年4月中旬完成，共用時(shí)10個(gè)月
第一步，項(xiàng)目拆解
公司有檔案3.7W份，分布在各個(gè)部門目錄中，需要把所有文件分類重組，按照以下小任務(wù)拆解進(jìn)行：
①導(dǎo)出所有檔案詞條；
②整理檔案詞條，建立新的檔案體系，確定新的檔案系統(tǒng)分類要求；
③針對(duì)不同部門文件的復(fù)雜程度及日常使用頻率，對(duì)各部門檔案安排整理順序；
④對(duì)四位檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，使其知曉新的檔案系統(tǒng)要求；
⑤分配工作，每位檔案員按照新的要求，各自整理不同部門的檔案；
⑥把整理后的文件詞條導(dǎo)入新檔案系統(tǒng)；
⑦安排所有檔案員對(duì)自己管理的實(shí)體文件進(jìn)行掃描，并上傳至檔案系統(tǒng)；
⑧核對(duì)所有詞條及上傳文件，并驗(yàn)收項(xiàng)目。
其中①②③是文檔系統(tǒng)構(gòu)建，準(zhǔn)備階段；④⑤是整理階段；⑥⑦⑧是實(shí)施階段。
第二步，估計(jì)時(shí)間，預(yù)先估計(jì)每一項(xiàng)任務(wù)需要在什么時(shí)間完成。一般情況下，我們可以根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來估計(jì)時(shí)間，也可以向有經(jīng)驗(yàn)的人請(qǐng)教。
①②③當(dāng)時(shí)時(shí)間預(yù)估在8月份完成，④⑤當(dāng)時(shí)預(yù)估在10月完成，因按照之前的部門分類來分工，先整理出來的檔案就先進(jìn)入了⑥階段。在⑥⑦⑧剛開始時(shí)，完全無法預(yù)估，因工作量巨大，且大家都沒法全職進(jìn)行整理及掃描。
第三步，定里程碑，項(xiàng)目的里程碑是指項(xiàng)目進(jìn)行過程中很重要的點(diǎn)，是完成階段性工作的標(biāo)志，常常標(biāo)志著上一個(gè)階段的結(jié)束，下一個(gè)階段的開始，表明項(xiàng)目有了階段性的進(jìn)展。
①導(dǎo)出所有檔案詞條；（由IT導(dǎo)出該詞條，并拿到數(shù)目核對(duì)無誤的EXCEL）
②整理檔案詞條，建立新的檔案體系，確定新的檔案系統(tǒng)分類要求；（上海德清兩地檔案主管簽字的分類目錄，并在新檔案系統(tǒng)中錄入該目錄）
③針對(duì)不同部門文件的復(fù)雜程度及日常使用頻率，對(duì)各部門檔案安排整理順序；（分工表）
④對(duì)四位檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，使其知曉新的檔案系統(tǒng)要求；（進(jìn)行培訓(xùn)）
⑤分配工作，每位檔案員按照新的要求，各自整理不同部門的檔案；（拿到整理后的檔案詞條）
⑥把整理后的文件詞條導(dǎo)入新檔案系統(tǒng)；（導(dǎo)入系統(tǒng)，并生成檔案號(hào)）
⑦安排所有檔案員對(duì)自己管理的實(shí)體文件進(jìn)行掃描，并上傳至檔案系統(tǒng)；（系統(tǒng)中審核，看到系統(tǒng)中顯示“附件已上傳”字樣）
⑧核對(duì)詞條及上傳附件，并驗(yàn)收項(xiàng)目。（對(duì)3.7W詞條進(jìn)行抽查，連續(xù)抽查100份無誤；公司IT已拿到超級(jí)管理員權(quán)限并已經(jīng)可以獨(dú)自修改服務(wù)器設(shè)置。）
第四步，不斷更新，持續(xù)更新項(xiàng)目日程表。在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，常常會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)情況，這就需要我們靈活地對(duì)日程表進(jìn)行調(diào)整。
實(shí)際完成中：①只用了1天，②用時(shí)4周，③用時(shí)1周?；景凑疹A(yù)定計(jì)劃完成。④⑤出現(xiàn)較大問題，如大家低估了研發(fā)檔案的整理難度，特意找研發(fā)同事請(qǐng)教了2周后，方才確定研發(fā)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)際中又部分返回了②的工作。導(dǎo)致在項(xiàng)目具體實(shí)施中部分檔案一直在②④⑤之間變化，拖延了該部分檔案的項(xiàng)目進(jìn)度。整體上，全部④⑤的工作完成實(shí)際在11月底完成。⑥⑦⑧完成時(shí)間在9月到來年的4月之間。在文件掃描中還出現(xiàn)掃描過慢，文字無法識(shí)別等情況，通過尋找圖像識(shí)別軟件及購買多臺(tái)新型掃描儀加快的該階段進(jìn)程。整體計(jì)劃中⑥⑦⑧實(shí)施階段出現(xiàn)較長拖延，但因前期優(yōu)先處理了使用頻率較高的部門檔案，故項(xiàng)目沒有出現(xiàn)失控，比較平穩(wěn)完成。
A2：新建公司存貨管理系統(tǒng)
情況簡介：隨著公司的發(fā)展，越來越多的出現(xiàn)存貨積壓或浪費(fèi)的情況，特別是研發(fā)部門物料特殊的保存情況，只能全部交給研發(fā)部門保存，導(dǎo)致此部分物料在實(shí)際工作中處于不記賬，無管理的情形下。為了減少公司不必要的采購，最大化利用公司物料，需建立新的公司存貨管理體系，并借助軟件進(jìn)行管理。
第一步，項(xiàng)目拆解
①摸清各部門領(lǐng)料后的使用情況，并確定哪些部門是需要管理的，哪些物料是需要管理的，是可以共享的。
②建立月盤點(diǎn)制度；
③建立臺(tái)賬管理制度；
④建立流動(dòng)賬目，各部門物料相互支持；
⑤尋求系統(tǒng)支持，總結(jié)規(guī)律，如有可能將U8系統(tǒng)開放臨時(shí)庫，或自己IT開發(fā)。
第二步，估計(jì)時(shí)間，預(yù)先估計(jì)每一項(xiàng)任務(wù)需要在什么時(shí)間完成。一般情況下，我們可以根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)來估計(jì)時(shí)間，也可以向有經(jīng)驗(yàn)的人請(qǐng)教。
整體思路：因之前管理采購及倉庫部門。故預(yù)估需要管理的物料在研發(fā)試劑及耗材上。先行摸清公司上海及外地的研發(fā)部門使用情況。按照由近到遠(yuǎn)，由少到多的情況，先行處理上海部門，平均每個(gè)月解決一個(gè)倉庫的速度，共半年時(shí)間建立完善制度。
①約春節(jié)前可完成。
②上海部分可在本月實(shí)施，并看實(shí)際效果調(diào)整，預(yù)計(jì)每個(gè)倉庫進(jìn)行三次盤點(diǎn)后即可初步建立制度（3個(gè)月，5月所有部門完成）
③上海部分可在本月實(shí)施，并看實(shí)際效果調(diào)整。干細(xì)胞公司因剛起步，可嘗試先行建立臺(tái)賬，本月看執(zhí)行情況（預(yù)估與盤點(diǎn)同步優(yōu)化，時(shí)間同步）
④此部分工作要看②③的進(jìn)度，若每月臺(tái)賬，盤點(diǎn)可保證賬實(shí)相符。可考慮由行政部整合各部門臺(tái)賬，匯總數(shù)據(jù)，可建立月匯總。預(yù)計(jì)需6月完成。
⑤待流程完善后，可考慮優(yōu)化流程，借助統(tǒng)一工具進(jìn)行管理，則④的工作將大大減少，達(dá)到各部門物料統(tǒng)一管理的程度。預(yù)計(jì)時(shí)間7月完成。
第三步，定里程碑，項(xiàng)目的里程碑是指項(xiàng)目進(jìn)行過程中很重要的點(diǎn)，是完成階段性工作的標(biāo)志，常常標(biāo)志著上一個(gè)階段的結(jié)束，下一個(gè)階段的開始，表明項(xiàng)目有了階段性的進(jìn)展。
①拿到標(biāo)有各部門小倉庫物料種類及數(shù)量的表格，并確定需管理的部門及物料；
②③各部門或部分部門連續(xù)兩個(gè)月可保證賬實(shí)一致。
④行政部建立該表格，并在兩次盤點(diǎn)中物料,臺(tái)賬與行政部表格相吻合；
⑤各部門開始使用該系統(tǒng)進(jìn)行臺(tái)賬登記，并出現(xiàn)部門物料借調(diào)的情況。并該系統(tǒng)確保了②③的結(jié)果。
第四步，不斷更新，持續(xù)更新項(xiàng)目日程表。在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，常常會(huì)出現(xiàn)一些突發(fā)情況，這就需要我們靈活地對(duì)日程表進(jìn)行調(diào)整。
可能出現(xiàn)的問題：
a.研發(fā)部門不配合；（取得領(lǐng)導(dǎo)的支持）
b.實(shí)際盤點(diǎn)中物料數(shù)量龐大，無法實(shí)際清點(diǎn)或清點(diǎn)過于耗費(fèi)時(shí)間；(更換清點(diǎn)方式或增加人手)
c.該計(jì)劃不具有可實(shí)施性，有實(shí)際問題沒沒有考慮到，需要進(jìn)一步調(diào)整；（具體問題具體分析，多和倉庫管理人員和物料使用人員溝通，請(qǐng)教更有經(jīng)驗(yàn)的朋友。）
d.我被安排負(fù)責(zé)另外的項(xiàng)目；（重新規(guī)劃計(jì)劃時(shí)間或安排工作交接人或視進(jìn)度安排助手負(fù)責(zé)）
e.實(shí)際操作過于繁瑣，導(dǎo)致無法進(jìn)行（優(yōu)化細(xì)節(jié)，目前的工作就是在原本的工作中做加法，先把流程走通，同時(shí)考慮做減法）
