一直以來(lái)，項(xiàng)目管理中存在一個(gè)較為突出的問(wèn)題：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在接到產(chǎn)品需求后，往往只是簡(jiǎn)單瀏覽一眼，便著手制定項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃。計(jì)劃制定完成后，負(fù)責(zé)人通常只深入研究自己負(fù)責(zé)開發(fā)的模塊，而對(duì)其他模塊則不再深入了解。對(duì)于由其他同事負(fù)責(zé)開發(fā)的功能模塊，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通常連三個(gè)基本問(wèn)題都無(wú)法準(zhǔn)確回答：一是“是什么”，即這個(gè)功能具體是什么；二是“為什么”，即客戶為什么需要這個(gè)功能，這個(gè)功能對(duì)客戶有什么實(shí)際用途，是否可以不開發(fā)；三是“怎么做”，即這個(gè)功能在前端和后端分別是如何實(shí)現(xiàn)的。即便能回答到第三個(gè)問(wèn)題，通常也僅能涉及前端或后端的部分內(nèi)容。而實(shí)際情況往往更為糟糕，有時(shí)連第一個(gè)問(wèn)題都無(wú)法準(zhǔn)確回答。負(fù)責(zé)開發(fā)該功能模塊的同事，可能也是在開發(fā)過(guò)程中逐步了解需求，其對(duì)需求的掌握程度，剛好足以完成功能開發(fā)即可。
這種狀況容易導(dǎo)致項(xiàng)目管理出現(xiàn)諸多問(wèn)題，表面上看似平靜，實(shí)則處于一種失控狀態(tài)，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
任務(wù)時(shí)間評(píng)估不到位：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由于對(duì)整體功能和需求缺乏深入了解，導(dǎo)致在評(píng)估任務(wù)所需時(shí)間時(shí)不夠準(zhǔn)確，經(jīng)常需要變更任務(wù)計(jì)劃，影響項(xiàng)目進(jìn)度的穩(wěn)定性。
風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足：由于對(duì)業(yè)務(wù)不夠熟悉，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人無(wú)法提前識(shí)別潛在的延期風(fēng)險(xiǎn)因素，也無(wú)法有效判斷是否需要安排加班來(lái)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題，從而增加了項(xiàng)目按時(shí)完成的不確定性。
任務(wù)驗(yàn)收困難：在驗(yàn)收功能時(shí)，由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)業(yè)務(wù)和需求不夠了解，只能依賴開發(fā)同事的回答來(lái)判斷功能是否實(shí)現(xiàn)以及是否與需求一致。這種情況下，驗(yàn)收工作往往流于形式，難以深入和全面地評(píng)估功能質(zhì)量，導(dǎo)致驗(yàn)收工作的積極性和效果都不理想。
為了解決這些問(wèn)題，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要自行梳理一份詳細(xì)的項(xiàng)目需求與功能實(shí)現(xiàn)文檔。比如下圖所示的文檔格式。在文檔中，將每個(gè)功能按照“是什么”、“為什么”、“怎么做”這三個(gè)問(wèn)題進(jìn)行清晰的梳理和記錄。在項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中，一旦出現(xiàn)需求變更，應(yīng)及時(shí)更新文檔，確保項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目的整體情況有清晰的把握和了解。
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