在日常工作中，需要匯報(bào)的場(chǎng)景有很多，有些同事不擅長(zhǎng)編寫文檔，有些同事不擅長(zhǎng)總結(jié)歸納，有些同事匯報(bào)工作抓不到重點(diǎn)、邏輯不清晰。

工作匯報(bào)的本質(zhì)是信息傳遞。

Part 1：日常常見的工作匯報(bào)場(chǎng)景

1. 個(gè)人工作總結(jié)

2. 項(xiàng)目總結(jié)

3. 個(gè)人日?qǐng)?bào)/周報(bào)/月報(bào)

4. 項(xiàng)目提案

5. 項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)/資源申請(qǐng)

6. 項(xiàng)目跟蹤

7. 項(xiàng)目周報(bào)/月報(bào)

8. 項(xiàng)目例會(huì)

9. 會(huì)議紀(jì)要及跟蹤

10. 突發(fā)情況通報(bào)

Part 2：一份有效的工作匯報(bào)包括哪些要素

1. 主題

1）要有清晰、明確的主題；

2）匯報(bào)主題要與匯報(bào)對(duì)象身份匹配；

3）主題要有意義，避免“假、大、空”。

2. 內(nèi)容

1）內(nèi)容邏輯要清晰，主次分明；

2）尊重事實(shí)，實(shí)事求是，擺事實(shí)、列數(shù)字、講道理；

3）提出明確的主張及可行方案。

3. 形式

1）與對(duì)象、時(shí)間、場(chǎng)合匹配的匯報(bào)形式；

2）清晰合理的表述方式；

3）最好能有令人愉悅的匯報(bào)體驗(yàn)。

Part 3：自查清單

站在匯報(bào)人的角度進(jìn)行自查：

我這份簡(jiǎn)報(bào)是向誰(shuí)匯報(bào)的？

主要匯報(bào)的是關(guān)于什么的內(nèi)容？

為什么要向他匯報(bào)?

我希望他給予我什么幫助?

站在對(duì)方角度的自查清單：

他是否能清晰地了解我的問題是什么?

他是否能清晰地了解問題產(chǎn)生的原因?

他是否會(huì)重視這個(gè)問題?

他是否清楚該怎樣幫助我?

他是否有足夠的理由給予我?guī)椭?

Part 4：工作匯報(bào)的死敵——缺少結(jié)構(gòu)化思維

要做好工作匯報(bào)，首先需要明確匯報(bào)主題，搞清楚我在向誰(shuí)匯報(bào)，因?yàn)椴煌膮R報(bào)對(duì)象關(guān)注的點(diǎn)是完全不同的；然后想清楚我在匯報(bào)關(guān)于什么的內(nèi)容；最后思考為什么要向他匯報(bào)？我希望他給與我什么幫助？

可以幫助你有效進(jìn)行結(jié)構(gòu)化思維的方法工具：

1. MECE

2. 5W1H

3. 金字塔原理

Part 5：評(píng)價(jià)基準(zhǔn)值

負(fù)分周報(bào)； 0 分周報(bào)； 30 分周報(bào)； 60 分周報(bào)； 70 分周報(bào)； 80 分周報(bào)； 90 分周報(bào)

1. 負(fù)分周報(bào)

舉例：本周完成既定工作，處理交辦任務(wù)，下周按周五會(huì)議計(jì)劃執(zhí)行。

問題分析：啥叫既定任務(wù)、交辦了什么任務(wù)、你的計(jì)劃是啥。

總結(jié)：這種表述，沒有達(dá)到周報(bào)的基本要求，無(wú)法做到日常工作的備忘。

2. 0分周報(bào)

舉例：

周一：XXXX

周二：XXXX

周三：XXXX

周四：XXXX

周五：XXXX

下周：XXXX

問題分析：流水賬，不能說(shuō)這份總結(jié)毫無(wú)營(yíng)養(yǎng)，但是想撈干需要花些時(shí)間。

結(jié)論：沒有達(dá)到周報(bào)的另一個(gè)基本要求，作為日常工作的總結(jié)。

3. 30分周報(bào)

主線工作：完成XXXX、未完成XXXX；

臨時(shí)性任務(wù)：完成XXXX、未完成XXXX；

事務(wù)性工作：完成XXXX、未完成XXXX；

培訓(xùn)：完成XXXX、未完成XXXX；

下周：XXXXX。

問題分析：口說(shuō)無(wú)憑。

結(jié)論：周報(bào)里提到的所有成果，都必須有一個(gè)元素：證明。沒有數(shù)據(jù)或者可被驗(yàn)證的材料證明自己確實(shí)完成了這些工作，依然是一份不及格的周報(bào)。

4. 60分周報(bào)

主線工作：完成XXXX（詳見yyy）、未完成XXXX；

臨時(shí)性任務(wù)：完成XXXX（詳見yyy）、未完成XXXX；

事務(wù)性工作：完成XXXX（詳見yyy）、未完成XXXX；

培訓(xùn)：完成XXXX（詳見yyy）、未完成XXXX；

下周：XXXXX。

及格線：能夠?qū)^去一周完成、未完成的工作進(jìn)行一個(gè)有效的分類，并能夠充分證明已完成的程度。

下面我們來(lái)看一下，如何才能夠在及格線以上做得更好。

70分周報(bào)：周報(bào)里能夠有效的總結(jié)問題；

80分周報(bào)：周報(bào)里能夠找到問題的解決方案；

90分周報(bào)：找不到解決方案，怎樣找到外援。

5. 70分周報(bào)

70分周報(bào)，需要能夠很有效的總結(jié)問題。

那么，什么是問題？

很多人會(huì)認(rèn)為問題就是困難，就是工作任務(wù)沒完成?！@種想法是對(duì)的，但是不全面。

舉例1：

本周完成XXXX（進(jìn)度80%）。

問題分析：

如果本周計(jì)劃完成60%，那么80%算是超預(yù)期；

如果本周計(jì)劃完成90%，那么80%算是進(jìn)度落后。

舉例2：

本周達(dá)成與XXXX的合作。

問題分析：

如果是按照原計(jì)劃實(shí)現(xiàn)談判與簽約，算是正常完成任務(wù)；但是如果花費(fèi)了比預(yù)想更多的時(shí)間精力，那么談判成本就超出了預(yù)期。

結(jié)論：

當(dāng)我們?cè)诳偨Y(jié)問題的時(shí)候，只要日常工作和預(yù)期有負(fù)偏差的時(shí)候，就應(yīng)該以作為問題體現(xiàn)在周報(bào)里；如果是正偏差，那就算是工作亮點(diǎn)。

在描述問題的時(shí)候，一定要把預(yù)期和實(shí)際做對(duì)比。

正面案例：

本周完成XXX50%（原計(jì)劃完成40%）；

本周完成XXX談判（原計(jì)劃成本2W，實(shí)際1.8W）；

本周完成XXX（原計(jì)劃花費(fèi)2天，實(shí)際花費(fèi)3天）。

6. 80分周報(bào)

周報(bào)能做到聚焦問題就可以拿到70分了，在跟內(nèi)外部進(jìn)行問題溝通的時(shí)候，就可以就事論事，就著問題說(shuō)問題。

80分的周報(bào)是自己能夠?qū)栴}先行進(jìn)行描述，并試著給出解決方案。

70分的周報(bào)，我們是依據(jù)周報(bào)進(jìn)行問題討論尋找解決方案；

80分的周報(bào)，如果給出了解決方案，那么此時(shí)的討論就從開放性的問題變成了選擇題，或者至少變成了一次有焦點(diǎn)的討論。

舉例：

本周完成XXX（原計(jì)劃花費(fèi)2天，實(shí)際花費(fèi)3天）。

問題分析：

看到這樣的周報(bào)，就需要和同事拆解不達(dá)預(yù)期的可能原因。交付延期，這個(gè)時(shí)候根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)就可以列出來(lái)將近7、8個(gè)或者十幾個(gè)導(dǎo)致交付延期的原因。如果一個(gè)一個(gè)的詢問、消化信息、拆解問題，那可能一個(gè)周報(bào)的討論結(jié)束，就得需要1~2個(gè)小時(shí)了。

結(jié)論：最好的辦法是自己對(duì)工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行預(yù)先處理，尋找問題可能的原因，并且給出一些可能的解決辦法。

例如，我認(rèn)為可能的原因是：1.XXXX；2.yyyy；3.ZZZZZZ。

給出自己的分析和思考，可以節(jié)省同事復(fù)盤的時(shí)間。

即使這些理由被領(lǐng)導(dǎo)都否決，你的思考也能夠?yàn)榻鉀Q問題提供方向上的指引。

7. 90分周報(bào)

做到聚焦問題，并能夠提供相應(yīng)的解決方案，這個(gè)時(shí)候周報(bào)就已經(jīng)可以拿到80分了，能夠大幅提升解決問題的效率。

但是問題可能的解決方案，對(duì)于一些之前處理過的工作，或者有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的同事來(lái)說(shuō)，一些常見問題都會(huì)有自己的思考，但是對(duì)于接觸新的領(lǐng)域或者是新員工來(lái)說(shuō)，很多問題經(jīng)常無(wú)從下手。

90分的周報(bào)，就是你在接觸未知領(lǐng)域時(shí)，怎樣拆解問題解決方案，怎么運(yùn)用方法論去找到問題解決的方法。

簡(jiǎn)單列舉幾個(gè)方法論：

A. 類似案例法

建議日常抽時(shí)間查看同事同步過來(lái)的周報(bào)，在日常閱讀的過程中，自己做好筆記。筆記格式建議包含：

問題：XXXX；

解決方案：XXXX。

不只是周報(bào)，日常開會(huì)的過程中，我們也會(huì)大量的參與發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，專門拿出一個(gè)本子或者電子筆記進(jìn)行日常記錄，當(dāng)你后續(xù)遇到類似問題時(shí)，就不會(huì)不知所措。

工作中的記錄不只是為了完成你當(dāng)前工作本身這唯一的目標(biāo)，從個(gè)人職業(yè)生涯成長(zhǎng)角度看，有必要單獨(dú)拿出精力和時(shí)間去記錄這些對(duì)個(gè)人能力提升有作用的內(nèi)容。

B. 最佳實(shí)踐法

遇到問題的時(shí)候，可以看這個(gè)行業(yè)內(nèi)解決類似問題哪一家做的比較好，哪一家是同行內(nèi)的最佳實(shí)踐，甚至可以進(jìn)行跨行業(yè)的參考。

找到問題的本質(zhì)進(jìn)行同類類比。

比如公司需要進(jìn)行靈活用工，需要提供解決方案，那一方面可以參考美團(tuán)的和滴滴的模式，一方面可以參考58同城、豬八戒網(wǎng)等眾包平臺(tái)的方式。

C. 刷臉求答案法

有的時(shí)候我們并不能從過往的工作中直接找到問題的方法，甚至去最佳實(shí)踐的時(shí)候也不知道參考誰(shuí)。這個(gè)時(shí)候更直接，但是比較需要技巧的方法就會(huì)變得很重要。

問老員工。

職場(chǎng)和學(xué)校不同，同事之間距離感會(huì)更強(qiáng)一些，本質(zhì)上來(lái)說(shuō)沒有任何人有義務(wù)去幫助你。常見的兩個(gè)套路：

真誠(chéng)求助型：找別人幫忙，就得表達(dá)誠(chéng)意，可以通過請(qǐng)喝咖啡、請(qǐng)吃飯的方式真誠(chéng)求助。這里面注意的是，一定要給別人預(yù)期，免得同事認(rèn)為你在下套。

有來(lái)有往型：老員工幫你解決了問題，那么一定要在提問的過程中體現(xiàn)出，未來(lái)他找你求助時(shí)你肯定會(huì)幫忙。

例如在問題解決完成后，可以補(bǔ)充一句：“多謝XX，后面要是有啥需要我?guī)兔Φ?，隨時(shí)和我說(shuō)啊！”（當(dāng)然，以后真的找你幫忙，是要真的出手相助的）

找別人幫忙，除了描述清楚問題，還要展示一下自己在求別人之前，已經(jīng)做過怎樣的努力。

這樣一方面可以節(jié)省幫忙同事處理問題的時(shí)間，另一方面畢竟大家都不喜歡那種遇到問題，自己啥也不干就過來(lái)找外援的人。

8. 5分加分題

在拿到90分周報(bào)的基礎(chǔ)上，額外的加分就要根據(jù)不同的場(chǎng)景選擇不同的周報(bào)呈現(xiàn)方式，盡量能夠簡(jiǎn)潔直接的把問題和解決方案描述清楚，方便閱讀的人和相關(guān)協(xié)作的同事能夠快速的了解問題，進(jìn)入狀態(tài)。

這一方面就需要在工作中進(jìn)行積累，以及和自己的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行磨合。

有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡多用圖標(biāo)、多用表格，有的領(lǐng)導(dǎo)只喜歡看數(shù)字，看干貨。

有的公司希望你的周報(bào)用PPT顯得正式，有的公司卻希望推廣文檔的簡(jiǎn)潔化，能夠把問題描述清楚就可以。

有的領(lǐng)導(dǎo)希望你的周報(bào)里寫一些個(gè)人感悟，但有的領(lǐng)導(dǎo)卻認(rèn)為個(gè)人感悟并不加分，甚至覺得感悟?qū)懙募俅罂眨炊强鄯值摹?/p>

Part 6：結(jié)語(yǔ)

寫周報(bào)是職場(chǎng)人的必備技能，一份好的周報(bào)，包括清晰的結(jié)構(gòu)，高效的信息傳遞。

好的周報(bào)基準(zhǔn)：結(jié)構(gòu)清晰，信息傳遞高效。